Papierloses Büro – So gelingt der Umstieg!

Ein papierloses Büro: Dieser Wunsch kann mit wenigen Tricks und Tipps ganz schnell Wirklichkeit werden. Wen stören nicht die vielen Zettelchen, Post-Its, Ausdrucke, Berge von Rechnungen und dergleichen? Es kostet enorm viel Zeit, hier die Übersicht zu behalten und diese Ordnung auch zu halten.

Optimal ist es, alle Dokumente und Unterlagen derart sicher online aufzubewahren, sodass jederzeit ein Zugriff möglich ist und die Übersicht vorhandenbleibt. Technisch kann die Vision vom vollkommen papierlosen Büro sehr einfach umgesetzt werden. Mit der richtigen Planung und den erforderlichen Vorbereitungen können Sie den Umstieg in ein papierloses Büro sehr gut bewältigen. In diesem Blogbeitrag finden Sie passende Tipps, damit Sie schnell den Umstieg und den Neustart zum papierlosen Büro umsetzen können.

Organisation und Vorbereitung

Damit Sie auf ein papierloses Büro umsteigen können, müssen Vorbereitungen zur Planung getroffen werden. Hierzu ist ein Überblick über die derzeit genutzten Ordner und Dokumente erforderlich. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die derzeitigen Strukturen. Sortieren Sie die vorhandenen Unterlagen mit dem Blick auf die alltägliche Relevanz. So kristallisieren sich schnell die Dokumente heraus, die Sie sofort digitalisieren können. Auch finden Sie oftmals Unterlagen, die nicht mehr benötigt, aufbewahrt und entsorgt werden können. Für den Umstieg zu einem papierlosen Büro sollten Sie alle Werkzeuge nutzen, die Ihnen den kurzfristigen Mehraufwand erleichtern.

Durch Digitalisierung zu einem papierlosen Büro

Bei der Durchsicht der Unterlagen finden Sie schnell diejenigen Dokumente, die Sie online benötigen. Diese Dokumente sollten Sie mit einem Scanner oder mithilfe des Smartphones digitalisieren. Beidseitige Scanvorgänge erleichtern und beschleunigen die Archivierungsarbeit sehr. Scanergebnisse, die gleich in die Dropbox sortiert werden, sind vollständig digitalisiert und nehmen keine Archivierungszeit mehr in Anspruch. Scan-Apps können alle Dateien im eingestellten Format abspeichern. 

Viele Dokumente werden bereits digital übermittelt und befinden sich in Ordnern auf dem Computer. Diese Unterlagen nochmals auszudrucken, bedeutet ein Mehr an Arbeit und einen hohen Materialbedarf, der letztendlich zu einer analogen Ablage führt. Um diesen überflüssigen Aufwand zu beenden, müssen Sie entsprechende Arbeitsschritte umorganisieren. Wichtige Dokumente, sogar Produktkataloge und Borschüren, können Sie an Ihre Kollegen auch elektronisch per E-Mail, Social-Enterprise-Software oder Cloud zur Verfügung stellen.

Daten und Dokumente in der Cloud abspeichern

Wer viel unterwegs ist und dennoch auf Daten zugreifen muss, kann eine Cloud zum Abspeichern der Dokumente nutzen. Bei Projekten, an denen mehrere Personen beteiligt sind, empfiehlt es sich ebenfalls, die Daten in einer Cloud zu speichern. So haben alle jederzeit einen Zugriff auf die Dokumente. In einer Cloud sind die Daten sicher hinterlegt und die Nutzung der Cloud ist einfach und unkompliziert. Der Cloudserver, auf dem die Daten abgespeichert sind, ist von überall online erreichbar. Seriöse Serverangebote aus der EU gewährleisten die Einhaltung der Datensicherheit im Sinne der DSGVO. Auf diese Art und Weise sind Sie unter datenrechtlichen Gesichtspunkten auf der sicheren Seite. Mit dem Speichermedium Cloud sind Sie smart und flexibel unterwegs. Aktenordner müssen Sie dann nicht mehr bei sich führen.

Gemeinsam Arbeiten mit den richtigen Tools

Passende Tools unterstützen ein gemeinsames Arbeiten an ein und demselben Projekt. Gerade ein papierloses Büro unterstützt mit den Tools derartige Prozesse und optimiert abteilungsübergreifendes Arbeiten. Gemeinsame Termine finden über Doodle ist hinreichend bekannt. So können Sie freigegebene Kalender effizienter nutzen. Wenn Sie Tabellen oder Texte gemeinsam bearbeiten, haben sich Tools wie Google Docs oder Microsoft OneNote sehr bewährt. Diese Tools bieten sogar ein gleichzeitiges Bearbeiten der Dateien. Änderungen und Einträge werden in Echtzeit aufgeführt. Für die Kommunikation untereinander haben sich Messengerdienste sehr bewährt. Hierdurch müssen Sie keine E-Mails mit vielen CC Einträgen mehr verfassen und archivieren. E-Mail-Postfächer müssen Sie nicht mehr zeitintensiv aufräumen.

Controlling des papierlosen Büros

Alle Prozesse, die Sie durch das papierlose Büro umorganisieren, sollten hin und wieder auf den Prüfstand gebracht werden. Hierbei können Fragen beantwortet werden, ob eine weitere Optimierung nötig ist. Auch können weitere Werkzeuge und Hilfsmittel integriert werden.

Letztlich soll die Umstellung auf ein papierloses Büro viele Arbeiten erleichtern, Zeit und Geld für Druck- und Papierkosten einsparen. Darüber hinaus wird für ein papierloses Büro erheblich weniger Platz benötigt. Insgesamt sollte beim Controlling der Eindruck entstehen, dass das Arbeiten nunmehr produktiver, einfacher und mobiler ist. Alle Unterlagen und Informationen sollten einfach auffindbar sein. Dann hat sich die aufwändige Umstellung gelohnt.